Pertanyaan
Selamat sore, Bang Eka. Izin bertanya dan
mohon penjelasan hukumnya secara komprehensif mengenai bagaimana tata cara
pendaftaran, syarat, dan pendaftaran Peraturan Perusahaan oleh perusahaan?
Mulai dari syarat administrasi, syarat formil, materiil, apakah mesti dan harus
memberitahu pekerja mengenai draf peraturan perusahaan yang ada, siapa yang
mengurusnya dan lain sebagainya. Terima kasih.
Jawaban
Pengantar
Dalam sistem hukum ketenagakerjaan di
Indonesia, hubungan industrial diselenggarakan berdasarkan prinsip keseimbangan
antara hak dan kewajiban pekerja dan pengusaha.
Salah satu instrumen hukum yang berperan
penting dalam menjaga keteraturan hubungan tersebut adalah Peraturan
Perusahaan, yaitu peraturan yang dibuat secara tertulis oleh pengusaha
yang memuat syarat-syarat kerja dan tata tertib perusahaan. (vide Pasal
1 Angka 20 Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, yang
selanjutnya disebut dengan UU Ketenagakerjaan)
Keberadaan Peraturan Perusahaan bukan
sekadar kebutuhan administratif, melainkan merupakan kewajiban hukum bagi
pengusaha sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan sebagaimana
telah diubah beberapa ketentuannya melalui Undang-Undang Republik Indonesia
Nomor 6 Tahun 2023 tentang Cipta Kerja, beserta peraturan pelaksanaannya.
Peraturan Perusahaan berfungsi sebagai
pedoman internal yang mengikat para pihak dalam hubungan kerja, serta menjadi
rujukan dalam penyelesaian perselisihan hubungan industrial.
Namun demikian, dalam praktik masih terdapat
ketidakpahaman mengenai tata cara penyusunan dan pendaftaran Peraturan
Perusahaan, baik terkait dengan persyaratan administratif, persyaratan formil
dan materiil, maupun prosedur pengesahannya oleh instansi ketenagakerjaan.
Selain itu, terdapat pertanyaan mengenai
sejauh mana pekerja harus dilibatkan dalam proses penyusunannya serta siapa
pihak yang bertanggung jawab dalam proses pendaftaran tersebut.
Berdasarkan permasalahan tersebut, artikel
ini bertujuan untuk menguraikan secara sistematis dan berbasis hukum positif
mengenai tata cara pendaftaran Peraturan Perusahaan yang baik dan benar.
Pembahasan mencakup aspek persyaratan administratif, ketentuan formil dan
materiil, mekanisme pengesahan oleh instansi berwenang, serta implikasi
hukumnya dalam praktik hubungan industrial.
Dengan pendekatan tersebut, diharapkan
diperoleh pemahaman yang jelas mengenai kedudukan dan prosedur Peraturan
Perusahaan dalam sistem hukum ketenagakerjaan Indonesia, sehingga dapat
memberikan kepastian hukum bagi pengusaha maupun pekerja.
Dasar Hukum Fundamental Kewajiban Pembuatan dan Pengesahan Peraturan Perusahaan
Untuk menyusun Peraturan Perusahaan yang sah
dan memiliki kekuatan mengikat, penyusunannya harus didasarkan pada hierarki
peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Dalam hukum ketenagakerjaan Indonesia,
ketentuan yang mengatur perlindungan minimum bagi pekerja bersifat imperatif,
sehingga tidak dapat dikesampingkan oleh pengaturan internal perusahaan.
Berdasarkan asas lex superior derogat
legi inferiori, yang berarti hukum yang lebih tinggi mengesampingkan hukum
yang lebih rendah, sehingga ketentuan di dalam Peraturan Perusahaan sama
sekali tidak boleh bertentangan dengan atau lebih rendah kualitasnya
dari peraturan perundang-undangan nasional yang menjadi payungnya.
Adapun dasar hukum yang menaungi kewajiban,
tata cara, dan substansi Peraturan Perusahaan meliputi serangkaian regulasi
yang saling berjalinan secara koheren.
Pertama, fondasi utamanya bertumpu pada Pasal
108 ayat (1) UU tentang Ketenagakerjaan yang menyatakan secara tegas bahwa:
“Pengusaha yang mempekerjakan pekerja/buruh sekurang-kurangnya
10 (sepuluh) orang wajib membuat peraturan perusahaan yang mulai berlaku
setelah disahkan oleh Menteri atau pejabat yang ditunjuk.”
Kewajiban ini merupakan conditio sine qua
non (syarat mutlak yang tidak dapat ditiadakan) bagi setiap subjek hukum
bisnis yang telah mencapai skala tenaga kerja sepuluh orang.
Kedua, fondasi tersebut telah diperkuat dan
diselaraskan melalui Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2023
tentang Penetapan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang Nomor 2 Tahun
2022 tentang Cipta Kerja Menjadi Undang-Undang, yang selanjutnya disebut
dengan “UU tentang Cipta Kerja”.
Undang-Undang ini memodifikasi berbagai
ketentuan ketenagakerjaan yang secara langsung berdampak masif pada materiil
Peraturan Perusahaan, termasuk fleksibilitas perjanjian kerja waktu tertentu,
skema perlindungan pekerja alih daya, penyesuaian waktu kerja, serta
restrukturisasi kompensasi pesangon. Oleh karena itu, Peraturan Perusahaan
harus disusun dan diperbarui dengan memperhatikan perubahan norma tersebut agar
tetap selaras dengan hukum positif yang berlaku.
Ketiga, sebagai penjabaran teknis dari UU
tentang Cipta Kerja, pemerintah telah menerbitkan Peraturan Pemerintah
Republik Indonesia Nomor 35 Tahun 2021 tentang Perjanjian Kerja Waktu Tertentu,
Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan Pemutusan Hubungan Kerja,
yang selanjutnya disebut dengan “PP 35/2021”.
Peraturan pelaksana ini memberikan rincian
matematis dan prosedural yang sangat padat terkait hak-hak pekerja yang wajib
diadopsi ke dalam substansi Peraturan Perusahaan, terutama menyangkut formula
pesangon, jenis pelanggaran yang mendasari pemutusan hubungan kerja, dan batas
maksimal jam kerja lembur.
Keempat, secara pararel, terdapat Peraturan
Pemerintah Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan yang
meregulasi bagaimana kebijakan pengupahan harus dikelola secara berkeadilan,
yang juga menjadi nyawa dari pengaturan hak material dalam Peraturan
Perusahaan.
Kelima, terkait dengan dimensi administratif
dan birokratis, prosedur ini diatur secara sangat cermat, verbatim, dan kaku
dalam Peraturan Menteri Ketenagakerjaan Republik Indonesia Nomor 28 Tahun
2014 tentang Tata Cara Pembuatan dan Pengesahan Peraturan Perusahaan serta
Pembuatan dan Pendaftaran Perjanjian Kerja Bersama, yang selanjutnya
disebut dengan “Permenaker 28/2014”.
Peraturan Menteri ini bertindak sebagai
pedoman operasional standar yang mengikat secara administratif mengenai tata
laksana pengajuan, tenggang waktu, keterlibatan pekerja, hingga format dokumen
yang harus diserahkan kepada instansi negara.
Keenam, regulasi yang juga tidak kalah
pentingnya dan menjadi syarat mutlak adalah Peraturan Menteri
Ketenagakerjaan Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2017 tentang Struktur dan
Skala Upah, yang selanjutnya disebut dengan “Permenaker 1/2017”.
Berdasarkan regulasi ini, penyusunan
Peraturan Perusahaan tidak akan disahkan apabila perusahaan tidak dapat
membuktikan kepemilikannya atas struktur dan skala upah yang transparan dan
objektif.
Berdasarkan keseluruhan kerangka hukum
tersebut, dapat ditegaskan bahwa:
-
kewajiban pembuatan Peraturan Perusahaan berlaku bagi
perusahaan yang mempekerjakan paling sedikit 10 (sepuluh) orang pekerja;
-
Peraturan Perusahaan hanya berlaku setelah memperoleh
pengesahan dari instansi ketenagakerjaan;
-
substansi Peraturan Perusahaan harus sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan yang berlaku dan tidak boleh menurunkan standar
perlindungan pekerja.
Bagi perusahaan dengan jumlah pekerja di
bawah ketentuan tersebut, pembuatan Peraturan Perusahaan tidak diwajibkan
secara hukum. Namun demikian, keberadaan Peraturan Perusahaan tetap
memiliki fungsi penting sebagai pedoman internal dalam mengatur hubungan kerja
dan meminimalkan potensi perselisihan.
Syarat Formil: Mekanisme Penyusunan, Transparansi, dan Kewajiban Keterlibatan Pekerja
Menjawab pertanyaan mengenai apakah pekerja
harus diberitahu mengenai rancangan (draft) Peraturan Perusahaan, hukum
ketenagakerjaan Indonesia memberikan pengaturan yang bersifat jelas, namun
perlu dipahami secara tepat.
Secara normatif, Peraturan Perusahaan
merupakan instrumen yang disusun oleh pengusaha secara sepihak, berbeda
dengan Perjanjian Kerja Bersama yang lahir dari proses perundingan antara
pengusaha dan serikat pekerja. Oleh karena itu, persetujuan pekerja bukan
merupakan syarat sah dalam pembentukan Peraturan Perusahaan.
Namun demikian, hukum tetap mewajibkan
adanya keterlibatan pekerja dalam bentuk pemberian saran dan pertimbangan.
Ketentuan ini tercermin dalam praktik dan pengaturan administratif yang
mengharuskan pengusaha untuk:
-
Menginformasikan rencana penyusunan Peraturan Perusahaan;
-
Memberikan kesempatan kepada pekerja atau wakil pekerja untuk
menyampaikan masukan;
-
Memperhatikan masukan tersebut dalam proses penyusunan.
Dengan demikian, keterlibatan pekerja
bersifat konsultatif, bukan persetujuan bersama. Hal ini sejalan
dengan karakter Peraturan Perusahaan sebagai regulasi internal yang tetap
berada dalam kewenangan pengusaha, namun harus disusun dengan memperhatikan
prinsip keterbukaan dan hubungan industrial yang baik.
Selain itu, setelah Peraturan Perusahaan
memperoleh pengesahan dari instansi ketenagakerjaan, pengusaha wajib
mensosialisasikan isi Peraturan Perusahaan kepada seluruh pekerja.
Kewajiban ini penting untuk menjamin bahwa setiap pekerja mengetahui hak dan
kewajibannya secara jelas.
Dengan konstruksi tersebut, dapat ditegaskan
bahwa proses penyusunan Peraturan Perusahaan tidak bersifat tertutup, namun
juga tidak mengubah sifatnya sebagai kebijakan internal yang ditetapkan oleh
pengusaha.
Kewajiban Meminta Saran dan Pertimbangan Pekerja
Berdasarkan Pasal 111 ayat (1) UU tentang
Ketenagakerjaan, menyatakan bahwa:
“Peraturan perusahaan sekurang-kurangnya memuat:
a.
hak dan kewajiban pengusaha;
b.
hak dan kewajiban pekerja/buruh;
c.
syarat kerja;
d.
tata tertib perusahaan; dan
e.
jangka waktu berlakunya peraturan perusahaan.”
Kemudian, pengaturan teknis diatur dalam Pasal
4 Permenaker 28/2014, yang menyatakan bahwa:
(1) PP sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2
dibuat dan disusun oleh pengusaha dengan memperhatikan saran dan pertimbangan
dari wakil pekerja/buruh di perusahaan yang bersangkutan.
(2) Wakil pekerja/buruh sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) dapat tidak memberikan saran dan pertimbangan terhadap
PP yang diajukan oleh pengusaha.
(3) Wakil pekerja/buruh sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) dipilih oleh pekerja/buruh secara demokratis mewakili
dari setiap unit kerja yang ada di perusahaan.
(4) Apabila di perusahaan telah terbentuk
serikat pekerja/serikat buruh, maka wakil pekerja/buruh sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) adalah pengurus serikat pekerja/serikat buruh.
(5) Dalam hal di perusahaan sudah
terbentuk serikat pekerja/serikat buruh namun keanggotaannya tidak mewakili
mayoritas pekerja/buruh di perusahaan tersebut, maka pengusaha selain
memperhatikan saran dan pertimbangan dari pengurus serikat pekerja/serikat buruh
harus juga memperhatikan saran dan pertimbangan dari wakil pekerja/buruh yang
tidak menjadi anggota serikat pekerja/serikat buruh.
(6) Saran dan pertimbangan sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) tidak dapat diperselisihkan.
Jelas bahwa Peraturan Perusahaan disusun
oleh pengusaha dengan memperhatikan saran dan pertimbangan dari wakil
pekerja/buruh.
Kewajiban tersebut tidak dapat dipahami
sebagai proses perundingan yang mensyaratkan adanya kesepakatan para pihak
sebagaimana dalam Perjanjian Kerja Bersama. Sebaliknya, keterlibatan pekerja
dalam penyusunan Peraturan Perusahaan bersifat konsultatif, yaitu memberikan
kesempatan kepada pekerja untuk menyampaikan pandangan sebelum Peraturan
Perusahaan ditetapkan.
Prinsip ini sejalan dengan asas audi et
alteram partem, yang menekankan pentingnya mendengar pihak yang terdampak
sebelum suatu keputusan diambil.
Penentuan pihak yang berwenang mewakili
pekerja dilakukan berdasarkan kondisi di dalam Perusahaan:
1. Apabila terdapat
Serikat Pekerja/Serikat Buruh
Dalam hal di perusahaan telah terdapat serikat pekerja yang
tercatat, maka pihak yang mewakili pekerja untuk memberikan saran dan
pertimbangan adalah pengurus serikat pekerja tersebut sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan.
Dalam praktik, apabila terdapat lebih dari satu serikat
pekerja, pengusaha dapat melibatkan perwakilan serikat pekerja yang ada, dengan
memperhatikan representasi atau keterwakilan keanggotaan secara proporsional.
2. Apabila tidak
terdapat Serikat Pekerja/Serikat Buruh
Dalam hal tidak terdapat serikat pekerja, maka wakil pekerja
dipilih dari dan oleh pekerja untuk mewakili kepentingan mereka. Mekanisme
pemilihan ini harus dilakukan secara wajar dan dapat dipertanggungjawabkan.
Keterlibatan pekerja dalam bentuk pemberian
saran dan pertimbangan merupakan bagian dari persyaratan administratif dalam
proses penyusunan Peraturan Perusahaan. Apabila mekanisme ini tidak
dilaksanakan secara patut, hal tersebut dapat:
-
menjadi catatan dalam proses evaluasi oleh instansi
ketenagakerjaan;
-
mempengaruhi proses pengesahan Peraturan Perusahaan;
-
menimbulkan keberatan dari pihak pekerja dalam praktik
hubungan industrial.
Namun demikian, perlu dipahami bahwa Peraturan
Perusahaan tetap merupakan produk yang ditetapkan oleh pengusaha, sehingga
tidak mensyaratkan adanya persetujuan pekerja sebagai syarat sah.
Prosedur Waktu Penyerahan Naskah dan Pemberian Saran
Dalam kerangka hukum administratif
ketenagakerjaan, proses penyusunan Peraturan Perusahaan dibatasi oleh tenggang
waktu yang bersifat limitatif guna menjamin kepastian hukum dan mencegah
berlarut-larutnya proses konsultasi.
Pengusaha wajib menyampaikan naskah
rancangan (draf) Peraturan Perusahaan kepada wakil pekerja/buruh
dan/atau serikat pekerja/serikat buruh untuk memperoleh saran dan pertimbangan.
Penyampaian tersebut harus dilakukan secara patut dan dapat dibuktikan, antara
lain melalui tanda terima atau bentuk dokumentasi administratif lainnya,
sebagai bagian dari pembuktian pemenuhan kewajiban formil.
Yang mana disebutkan secara verbatim dalam
ketentuannya Pasal 6 Permenaker 28/2014 sebagai berikut:
(1) Pengusaha harus menyampaikan naskah
rancangan PP kepada wakil pekerja/buruh dan/atau serikat pekerja/serikat buruh
untuk mendapatkan saran dan pertimbangan.
(2) Saran dan pertimbangan dari wakil
pekerja/buruh dan/atau serikat pekerja/serikat buruh terhadap naskah rancangan
PP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus sudah diterima oleh pengusaha
dalam waktu 7 (tujuh) hari kerja sejak tanggal diterimanya naskah rancangan PP
oleh wakil pekerja/buruh dan/atau serikat pekerja/serikat buruh.
(3) Dalam hal wakil pekerja/buruh
dan/atau serikat pekerja/serikat buruh telah menyampaikan saran dan
pertimbangan sebagaimana dimaksud pada ayat (2), maka pengusaha memperhatikan
saran dan pertimbangan wakil pekerja/buruh dan/atau serikat pekerja/serikat buruh
tersebut.
(4) Apabila dalam waktu 7 (tujuh) hari
kerja sebagaimana dimaksud pada ayat (2) wakil pekerja/buruh dan/atau serikat
pekerja/serikat buruh tidak memberikan saran dan pertimbangan, maka pengusaha
dapat mengajukan pengesahan PP disertai bukti berupa surat permintaan saran dan
pertimbangan dari pengusaha kepada pekerja/buruh dan/atau serikat
pekerja/serikat buruh.
Ketentuan tersebut menegaskan bahwa proses
konsultasi memiliki batas waktu yang jelas dan mengikat secara administratif,
sehingga memberikan kepastian bagi kedua belah pihak dalam tahapan penyusunan
Peraturan Perusahaan.
Dalam hal wakil pekerja/buruh atau serikat
pekerja/buruh telah menyampaikan saran dan pertimbangan dalam jangka waktu yang
ditentukan, pengusaha wajib memperhatikan masukan tersebut dalam proses
finalisasi Peraturan Perusahaan.
Namun demikian, sifat saran dan
pertimbangan tersebut tidak mengikat secara absolut. Pengusaha tetap
memiliki kewenangan untuk menetapkan isi akhir Peraturan Perusahaan, sepanjang
tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Perbedaan pendapat pada tahap ini tidak
serta-merta menghalangi proses pengajuan pengesahan Peraturan Perusahaan,
sepanjang kewajiban untuk meminta saran dan pertimbangan telah dilaksanakan
secara patut.
Konsekuensi Hukum Apabila Tidak Ada Tanggapan
Apabila dalam jangka waktu 7 (tujuh) hari
kerja wakil pekerja/buruh atau serikat pekerja/buruh tidak memberikan saran dan
pertimbangan, maka pengusaha berhak untuk melanjutkan proses dengan mengajukan
permohonan pengesahan Peraturan Perusahaan kepada instansi ketenagakerjaan yang
berwenang.
Dalam kondisi tersebut, pengusaha dianggap
telah memenuhi kewajiban formil untuk meminta saran dan pertimbangan, dengan
catatan bahwa permintaan tersebut dapat dibuktikan secara administratif.
Namun demikian, pengesahan Peraturan
Perusahaan tetap berada pada kewenangan instansi ketenagakerjaan, yang akan
menilai kesesuaian prosedur dan materi Peraturan Perusahaan dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan.
Syarat Materiil: Substansi Pengaturan yang Komprehensif, Proporsional, dan Tidak Bercelah
Peraturan Perusahaan sebagai instrumen hukum
internal wajib memenuhi syarat materiil yang mencerminkan pengaturan hubungan
kerja secara jelas, sistematis, dan sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan.
Secara normatif, materi muatan Peraturan
Perusahaan sekurang-kurangnya harus memuat:
-
hak dan kewajiban pengusaha;
-
hak dan kewajiban pekerja/buruh;
-
syarat-syarat kerja;
-
tata tertib perusahaan; dan
-
jangka waktu berlakunya Peraturan Perusahaan.
Ketentuan tersebut merupakan standar minimum
sebagaimana diatur dalam peraturan perundang-undangan ketenagakerjaan dan
menjadi dasar penilaian dalam proses pengesahan oleh instansi yang berwenang.
Dalam penyusunan substansi Peraturan
Perusahaan, berlaku prinsip bahwa ketentuan di dalamnya tidak boleh
bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi, serta tidak
boleh mengurangi hak normatif pekerja yang telah dijamin oleh hukum.
Prinsip ini sejalan dengan asas lex
superior derogat legi inferiori dan doktrin perlindungan minimum dalam
hukum ketenagakerjaan, yang menempatkan Peraturan Perusahaan sebagai norma
turunan yang harus tunduk pada standar nasional.
Apabila terdapat ketentuan dalam Peraturan
Perusahaan yang:
-
bertentangan dengan peraturan perundang-undangan; atau
-
menurunkan standar perlindungan hak pekerja,
maka ketentuan tersebut tidak mempunyai
kekuatan hukum mengikat, dan yang berlaku adalah ketentuan dalam peraturan
perundang-undangan.
Sebagai contoh, pengaturan mengenai upah di
bawah upah minimum, penghapusan hak cuti yang dijamin undang-undang, atau
pembatasan hak-hak pekerja secara tidak sah, merupakan bentuk pelanggaran yang
dapat menjadi dasar penolakan pengesahan Peraturan Perusahaan atau objek
sengketa hubungan industrial.
Oleh karena itu, penyusunan materi Peraturan
Perusahaan menuntut ketelitian dan pemahaman yang memadai terhadap hukum
ketenagakerjaan, agar setiap ketentuan yang dirumuskan tidak hanya memenuhi
aspek administratif, tetapi juga memiliki kepastian hukum dan dapat
dilaksanakan secara efektif dalam praktik hubungan industrial.
Pengaturan Hak dan Kewajiban yang Presisi dan Berimbang
Sebagaimana yang sudah kami jabarkan di atas,
Peraturan Perusahaan harus memuat pengaturan mengenai hak dan kewajiban para
pihak secara jelas, tegas, dan tidak menimbulkan multitafsir.
Perumusan norma harus menggunakan bahasa
yang terukur dan dapat dilaksanakan, sehingga memberikan kepastian hukum dalam
hubungan kerja.
Dalam aspek kewajiban pekerja/buruh,
Peraturan Perusahaan perlu merinci secara operasional mengenai standar perilaku
dan kinerja yang diharapkan, antara lain meliputi kewajiban melaksanakan
pekerjaan sesuai perjanjian kerja, memenuhi target kinerja yang wajar dan
terukur, mematuhi Standar Operasional Prosedur (SOP), menjaga kerahasiaan
perusahaan, serta menaati tata tertib dan etika kerja di lingkungan perusahaan.
Di sisi lain, Peraturan Perusahaan juga
harus mengatur secara tegas kewajiban pengusaha sebagai pemberi kerja.
Kewajiban tersebut antara lain mencakup pembayaran upah secara tepat waktu
sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan, penyediaan lingkungan kerja yang
memenuhi standar keselamatan dan kesehatan kerja (K3), pemberian hak cuti dan
istirahat, serta pemenuhan kewajiban jaminan sosial melalui pendaftaran dan
pembayaran iuran BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan.
Pengaturan yang seimbang antara hak dan
kewajiban ini merupakan prasyarat penting untuk menciptakan hubungan industrial
yang adil, pasti, dan berkelanjutan.
Integrasi Struktur dan Skala Upah yang Berkeadilan
Dalam hukum ketenagakerjaan, penyusunan dan
penerapan Struktur dan Skala Upah merupakan kewajiban bagi pengusaha
sebagaimana diatur dalam Peraturan Menteri Ketenagakerjaan Nomor 1 Tahun 2017.
Struktur dan Skala Upah berfungsi sebagai
instrumen untuk mewujudkan keteraturan dan keadilan dalam sistem pengupahan di
tingkat perusahaan, serta sebagai pedoman dalam penetapan besaran upah
berdasarkan jabatan, masa kerja, kompetensi, dan kinerja.
Secara konseptual, Struktur dan Skala Upah
bertujuan untuk menjaga konsistensi internal dalam pengupahan, mendorong
produktivitas kerja, serta memberikan kepastian dalam mekanisme penetapan dan
penyesuaian upah.
Dalam konteks Peraturan Perusahaan,
pengaturan mengenai sistem pengupahan tidak harus memuat rincian nominal upah
setiap pekerja, namun harus mencerminkan kebijakan umum pengupahan yang
diterapkan oleh perusahaan. Hal ini meliputi antara lain struktur golongan
jabatan, prinsip penetapan upah, serta mekanisme peninjauan atau penyesuaian
upah.
Selain itu, dalam praktik administratif,
instansi ketenagakerjaan dapat meminta bukti bahwa perusahaan telah menyusun
dan menerapkan Struktur dan Skala Upah sebagai bagian dari penilaian terhadap
kelengkapan dan kepatuhan terhadap norma ketenagakerjaan. Oleh karena itu,
keberadaan dokumen Struktur dan Skala Upah menjadi elemen penting yang
mendukung proses pengesahan Peraturan Perusahaan.
Manajemen Waktu Kerja, Waktu Istirahat, dan Kompensasi Kerja Lembur
Merujuk secara verbatim pada amanat Pasal
21 ayat (2) PP 35/2021, menyatakan bahwa:
“Waktu kerja sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi:
a. 7 (tujuh) jam 1 (satu) hari dan 40
(empat puluh) jam 1 (satu) minggu untuk 6 (enam) hari kerja dalam 1 (satu)
minggu; atau
b. 8 (delapan) jam 1 (satu) minggu untuk
5 (lima) hari kerja dalam 1 (satu) minggu.”
Kemudian disebutkan dalam ketentuan Pasal
21 ayat (4) PP 35/2021 menyatakan bahwa:
“Pelaksanaan jam kerja bagi Pekerja/Buruh di Perusahaan diatur
dalam Perjanjian Kerja, Peraturan Perusahaan, atau Perjanjian Kerja Bersama.”
Jelas bahwa pada ketentuan di atas sebuah naskah
Peraturan Perusahaan harus secara tegas, gamblang, dan deskriptif
mendeskripsikan model waktu kerja yang diadopsi oleh operasional perusahaan.
Terdapat dua opsi yang sah secara hukum
terkait waktu kerja normal yang diakui, yaitu 7 (tujuh) jam satu hari dan 40
(empat puluh) jam satu minggu untuk skema penerapan 6 (enam) hari kerja dalam
seminggu; atau 8 (delapan) jam satu hari dan 40 (empat puluh) jam satu minggu
untuk skema penerapan 5 (lima) hari kerja dalam seminggu.
Fleksibilitas sektoral dimungkinkan bagi
jenis pekerjaan tertentu yang memiliki karakteristik khusus, seperti
pertambangan atau lepas pantai, namun harus merujuk pada regulasi turunan
spesifiknya.
Di samping waktu kerja normal, pengaturan
mengenai Waktu Kerja Lembur dan formula kompensasi Upah Kerja Lembur harus
dijabarkan dengan tingkat akurasi matematis yang cermat.
Peraturan Perusahaan harus mencantumkan
batasan maksimal kerja lembur, yakni paling lama 4 (empat) jam dalam satu hari
dan 18 (delapan belas) jam dalam satu minggu, di luar kerja lembur pada hari
istirahat mingguan dan hari libur resmi.
Peraturan ini juga harus memuat pengecualian
eksplisit mengenai golongan jabatan tertentu (biasanya level managerial)
yang tugas dan tanggung jawabnya bertindak sebagai pemikir, perencana,
pelaksana, dan pengendali jalannya perusahaan yang tidak dibatasi waktu
kerjanya secara kaku dan karenanya tidak berhak atas upah lembur, karena
kompensasinya dinilai sudah terinklusi (built-in) dalam komponen upah
bulanannya yang tinggi.
Tidak kalah penting, mekanisme birokratis
perolehan cuti tahunan minimal 12 hari kerja, cuti sakit, cuti melahirkan,
hingga pengaturan istirahat panjang (apabila perusahaan memiliki kemampuan dan
kebijakan untuk menerapkannya) juga wajib dijabarkan tanpa sedikitpun celah
interpretasi.
Tata Tertib, Disiplin, dan Matriks Penjatuhan Sanksi
Sebuah Peraturan Perusahaan yang
profesional, berwibawa, dan dapat dipertanggungjawabkan secara yudisial mutlak
harus memiliki kepastian hukum terkait prosedur penegakan disiplin. Penjatuhan
sanksi tidak boleh dilakukan secara membabi buta, impulsif, dan sewenang-wenang
tanpa mengedepankan asas pembinaan dan teguran wajar. Ketentuan pelanggaran
harus dikategorikan dan diklasifikasikan secara hierarkis mulai dari
pelanggaran tingkat ringan, sedang, hingga pelanggaran kualifikasi berat.
Mekanisme penerbitan Surat Peringatan
Pertama, Surat Peringatan Kedua, dan Surat Peringatan Ketiga harus dirumuskan
secara berurutan dan logis. Secara normatif, masing-masing Surat Peringatan
memiliki rentang masa berlaku efektif paling lama 6 (enam) bulan, yang
bertujuan memberikan ruang bagi pekerja untuk memperbaiki perilakunya, kecuali
ditetapkan prosedur jangka waktu yang lain secara rasional dan objektif di
dalam Peraturan Perusahaan tersebut sesuai kesepakatan.
Peraturan Perusahaan wajib merinci
jenis-jenis perbuatan spesifik yang masuk dalam ranah penerbitan Surat
Peringatan Pertama (misalnya terlambat masuk kerja berturut-turut tanpa alasan
sah), eskalasi menuju Surat Peringatan Kedua, hingga katalog pelanggaran yang
bersifat krusial dan mendesak yang memberikan justifikasi bagi perusahaan untuk
langsung melompati prosedur teguran dengan menerbitkan Surat Peringatan Ketiga
(terakhir) atau bahkan mengambil tindakan langsung yang bermuara pada Pemutusan
Hubungan Kerja.
Kepastian rincian matriks ini adalah nyawa
dari mitigasi risiko hukum di Pengadilan Hubungan Industrial.
Mekanisme Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) dan Kalkulasi Kompensasi Akhir
Sebagai garis pertahanan terakhir sekaligus
mitigasi risiko tingkat tinggi, Peraturan Perusahaan wajib mengadopsi,
menyelaraskan, dan mengakomodasi mekanisme Pemutusan Hubungan Kerja sesuai
dengan reformasi aturan dalam PP 35/2021. Alasan-alasan sah dan legal yang
menjustifikasi terjadinya Pemutusan Hubungan Kerja, seperti
rasionalisasi/efisiensi untuk menyelamatkan kerugian perusahaan, perusahaan
yang terpaksa tutup permanen, pelanggaran berat terhadap Peraturan Perusahaan
yang terulang setelah diterbitkannya Surat Peringatan Ketiga, mangkir
berturut-turut 5 hari kerja tanpa keterangan tertulis, hingga kondisi force
majeure atau pekerja yang ditahan pihak berwajib karena dugaan kuat tindak
pidana, wajib diuraikan secara naratif dan terstruktur.
Mengenai besaran Uang Pesangon, Uang
Penghargaan Masa Kerja, dan Uang Penggantian Hak, Peraturan Perusahaan tidak
diharuskan untuk mencantumkan ulang seluruh tabel perkalian angkanya secara
matematis yang memakan banyak halaman, apabila perumusannya sudah merujuk
secara mutlak dan tunduk pada rumusan Pasal 40 PP 35/2021.
Namun, komitmen pelaksanaannya harus
dinyatakan secara tertulis, rasional, dan eksplisit. Di samping itu, satu
klausul krusial yang menuntut kreativitas dan kebijakan independen perusahaan
adalah pengaturan besaran “Uang Pisah”.
Bagi pekerja yang mengundurkan diri atas
kemauan sendiri secara baik-baik (resign voluntarily), atau yang di-PHK
karena alasan tertentu lainnya sebagaimana diatur dalam PP 35/2021, berhak atas
Uang Pisah, dan undang-undang mendelegasikan wewenang pengaturan besaran
nominal dan syarat perolehan Uang Pisah tersebut sepenuhnya ke dalam otonomi
Peraturan Perusahaan atau Perjanjian Kerja Bersama.
Oleh karena itu, pengaturan Uang Pisah ini
wajib dicantumkan, berapa pun nilainya sesuai dengan asas kepatutan dan
kemampuan finansial perusahaan, agar tidak menjadi cacat hukum di kemudian
hari.
Syarat Administrasi yang Mutlak: Kelengkapan Dokumen Pendaftaran yang Rigit dan Faktual
Setelah seluruh syarat formil berupa
keterlibatan dalam transparansi terhadap pekerja dan syarat materiil yang
berupa kualitas substansi naskah telah dirampungkan dan dinyatakan terpenuhi
tanpa cacat, tahapan kritikal berikutnya adalah mengeksekusi penyiapan
syarat administrasi.
Pengalaman empiris di lapangan sering kali
membuktikan bahwa proses pengesahan memakan waktu berlarut-larut dan mengalami
penundaan (bottleneck) semata-mata akibat ketidaktelitian (lack of
scrutiny) administratif yang mendasar dalam menyusun dan melampirkan berkas
permohonan.
Secara objektif, berpedoman pada prosedur
pelayanan publik yang diterapkan oleh instansi ketenagakerjaan, baik melalui
portal digital seperti https://pppkb.kemnaker.go.id/auth/register
di tingkat pusat maupun Sistem Pelayanan Terpadu Satu Pintu di tingkat Dinas
Tenaga Kerja Kabupaten/Kota/Provinsi (seperti: Dinas Tenaga Kerja Kota
Pontianak atau Disnaker Provinsi Kalimantan Barat), kompilasi dokumen
administrasi yang mutlak harus dipenuhi, disiapkan, dan diserahkan oleh pihak
perusahaan untuk mengajukan pengesahan Peraturan Perusahaan adalah sebagai
berikut:
-
Pertama, dokumen inisiasi berupa Surat Permohonan
Pengesahan Peraturan Perusahaan yang resmi
Surat ini mutlak dicetak di atas kop surat berlogo resmi
perusahaan, ditandatangani secara basah atau elektronik oleh direktur atau
pimpinan perusahaan yang sah kedudukannya secara hukum perseroan, serta
dibubuhi stempel perusahaan. Surat pengantar ini dialamatkan dan ditujukan
langsung kepada pejabat ketenagakerjaan yang memiliki yurisdiksi kewenangan
(Kepala Dinas Daerah atau Direktur Jenderal di Kementerian);
-
Kedua, Naskah atau Draf Peraturan Perusahaan yang
telah melewati proses finalisasi
Pada umumnya dalam pengajuan secara luring (offline),
instansi mewajibkan dokumen ini disiapkan dan dicetak dalam 3 (tiga) rangkap
asli yang seluruh lembarnya telah dibubuhi paraf (initial) oleh pimpinan
perusahaan sebagai tanda persetujuan setiap halamannya, dan pada halaman
pengesahan terakhir ditandatangani secara lengkap beserta stempel. Dalam
pendaftaran berbasis daring (online), draf ini dikonversi ke
dalam format Portable Document Format (PDF) murni;
-
Ketiga, Surat Keputusan Direksi atau Surat Pernyataan
Telah Memiliki Struktur dan Skala Upah
Dokumen administratif ini berkedudukan sangat sakral dan
wajib ditandatangani di atas meterai yang bernilai cukup (saat ini bernominal
sepuluh ribu rupiah) oleh pimpinan perusahaan tertinggi. Hal ini merupakan
pembuktian administratif dan kepatuhan faktual perusahaan terhadap kewajiban
Permenaker 1/2017. Kegagalan melampirkan instrumen pernyataan ini akan membuat
otoritas pemerintah menolak untuk memproses pengesahan lebih lanjut tanpa
kompromi;
-
Keempat, melampirkan fotokopi sah bukti kepesertaan
aktif dan bukti tanda terima pembayaran iuran bulan terakhir untuk program
perlindungan jaminan sosial tenaga kerja
Hal ini wajib mencakup dualisme jaminan, yakni BPJS
Ketenagakerjaan (yang memayungi Jaminan Kecelakaan Kerja, Jaminan Kematian,
Jaminan Hari Tua, dan Jaminan Pensiun) serta BPJS Kesehatan. Pemasyarakatan
syarat ini merupakan bentuk instrumen pemaksa tidak langsung (coercive
instrument) dari alat kelengkapan negara untuk memastikan dengan ketat
bahwa setiap entitas bisnis yang menuntut pelayanan publik dan pengakuan hukum
dari negara telah secara tunai memenuhi hak dasar jaminan sosial para
pekerjanya sesuai perintah undang-undang;
-
Kelima, Surat Pernyataan Bukti Saran dan Pertimbangan
dari Wakil Pekerja/Buruh
Dokumen ini menjadi pilar bukti formal asas keterbukaan, yang
harus dilampirkan beserta bukti autentik seperti daftar hadir proses pemilihan
wakil pekerja, atau notulensi dan tanda terima penyerahan draf kepada wakil
pekerja yang bersangkutan. Jika perusahaan telah memiliki Serikat
Pekerja/Serikat Buruh yang independen, maka wajib dilampirkan surat persetujuan
dari pimpinan Serikat Pekerja tersebut yang secara sadar menyatakan bahwa
mereka telah membaca, memberikan masukan terhadap draf, dan pada saat ini belum
siap atau belum memiliki kapasitas untuk meningkatkan status Peraturan
Perusahaan menjadi Perjanjian Kerja Bersama. Tentu saja, surat ini harus
didukung dengan lampiran bukti surat pencatatan dan susunan kepengurusan
Serikat Pekerja yang diterbitkan oleh instansi ketenagakerjaan;
-
Keenam, Surat Pernyataan Belum Terbentuk Serikat
Pekerja/Buruh
Bahwa pada kondisi perusahaan yang pekerjanya belum
mengorganisasi diri, maka perusahaan diwajibkan membuat Surat Pernyataan bahwa
secara faktual belum terbentuk Serikat Pekerja/Serikat Buruh di lingkungan
perusahaan, yang dirumuskan secara sadar dan ditandatangani di atas meterai;
-
Ketujuh, Perpanjangan Peraturan Perusahaan
Bahwa khusus bagi badan usaha/perusahaan yang mengajukan
permohonan yang sifatnya perpanjangan, revisi, atau pembaharuan Peraturan
Perusahaan periode sebelumnya, maka perusahaan diwajibkan menyertakan Naskah
Peraturan Perusahaan yang lama tersebut beserta salinan Surat Keputusan Pengesahan
dari periode sebelumnya yang telah habis masa berlakunya. Hal ini ditujukan
untuk mempermudah instansi dalam melakukan studi komparatif (review)
guna memastikan hak-hak pekerja di draf baru tidak mengalami penurunan
(degradasi) kualitas dari draf lama;
-
Kedelapan, melampirkan rekapitulasi Daftar Kantor
Cabang, Unit Kerja, atau Kantor Perwakilan perusahaan di berbagai daerah
Daftar administratif ini bukan sekadar pelengkap, melainkan
dokumen yurisdiksi yang sangat esensial untuk memastikan dan memetakan letak
wilayah kompetensi serta jangkauan ruang lingkup keberlakuan Peraturan
Perusahaan tersebut mengikat di seluruh hierarki anak perusahaan atau cabang
yang bertebaran di Nusantara;
-
Kesembilan, konfirmasi Legalitas Badan Usaha yang
komprehensif
Konfirmasi ini meliputi penyertaan fotokopi Akta Pendirian
Perusahaan (Perseroan Terbatas atau bentuk lainnya) beserta akta perubahannya
yang mutakhir, Surat Keputusan Pengesahan Status Badan Hukum yang diterbitkan
oleh Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia, Nomor Induk
Berusaha berbasis risiko, serta Surat Izin Usaha Perdagangan atau perizinan
operasional sejenis;
-
Kesepuluh, Surat Kuasa khusus bermeterai yang sah secara
keperdataan
Surat Kuasa khusus ini dipersyaratkan secara mutlak apabila
pengurusan permohonan pengesahan birokrasi ini secara praktis didelegasikan
oleh pimpinan puncak kepada pihak lain yang ditunjuk (sebagai contoh staf Human
Resources Department, konsultan hukum, atau perwakilan pihak ketiga yang
sah), yang wajib direkatkan dan dilampiri dengan pemindaian Kartu Tanda
Penduduk serta kartu identitas pegawai/ID Card dari penerima kuasa.
Seluruh rangkaian persyaratan dokumen
administrasi tersebut wajib disusun dengan penuh kecermatan.
Kesalahan-kesalahan yang tampak minor di mata awam, seperti ketidaksesuaian
nama orang/badan yang tercatat pada basis data BPJS dengan nama resmi yang
tercantum pada Akta Pendirian, atau penggunaan meterai bekas yang tidak sah,
dapat secara fatal berakibat pada penolakan berkas dari loket pendaftaran atau
pengembalian dokumen untuk melalui proses perbaikan yang membuang waktu dan
menggerus efisiensi korporasi.
Pemangku Kewenangan Mengurus dan Yurisdiksi Kompetensi Pengesahan Peraturan Perusahaan
Pertanyaan selanjutnya adalah perihal siapa
aktor yang sesungguhnya bertanggung jawab untuk mengurus serangkaian proses
kompleks ini?
Secara struktur hierarki dan
pertanggungjawaban internal korporasi, pengurusan, mulai dari ideasi,
penyusunan, negosiasi internal, hingga finalisasi pendaftaran Peraturan
Perusahaan adalah tanggung jawab mutlak dari pihak manajemen perusahaan yang
diwakili oleh jajaran direksi.
Namun, pada ranah eksekusi teknis
operasional harian, kewenangan ini pada umumnya didelegasikan secara spesifik
kepada Departemen Sumber Daya Manusia (HRD), Divisi Human Capital, atau
Divisi Legal/Hukum internal perusahaan.
Penugasan ini didasari oleh logika
profesional bahwa departemen-departemen tersebut merupakan organ yang paling
memahami, menguasai, dan terus memperbarui literasi mereka terhadap dinamika
ketenagakerjaan, psikologi pekerja, dan fluktuasi regulasi hukum mutakhir di
dalam perusahaan.
Beranjak pada analisis tata kelola
eksternal, yakni terkait dengan kelembagaan penyelenggara pemerintahan negara
yang diberikan kewenangan atributif untuk menerima pendaftaran, mengevaluasi,
dan pada akhirnya menerbitkan Surat Keputusan Pengesahan Peraturan Perusahaan,
kompetensi absolutnya (yurisdiksi kewenangan administratif) diatur secara
terstruktur dan berjenjang.
Pembagian wewenang ini didasarkan secara
rasional pada cakupan demografi operasional wilayah cabang-cabang Perusahaan,secara
jelas pada ketentuan Pasal 7 Permenaker 28/2014, yang menyatakan bahwa:
(1) Pengesahan PP dilakukan oleh:
a. Kepala SKPD bidang ketenagakerjaan
kabupaten/kota, untuk perusahaan yang terdapat hanya dalam 1 (satu) wilayah
kabupaten/kota;
b. Kepala SKPD bidang ketenagakerjaan
provinsi, untuk perusahaan yang terdapat pada lebih dari 1 (satu)
kabupaten/kota dalam 1 (satu) provinsi;
c. Direktur Jenderal, untuk perusahaan
yang terdapat pada lebih dari 1 (satu) provinsi.
(2) Direktur Jenderal sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) huruf c dapat mendelegasikan kewenangan pengesahan PP
kepada Direktur yang menyelenggarakan urusan di bidang persyaratan kerja.
Pemahaman yang keliru terhadap batas
kewenangan yurisdiksi ini sering kali memicu terjadinya error in persona
administratif, di mana berkas ditolak karena diajukan pada instansi yang salah
tingkatan. Penjenjangan kewenangannya dijabarkan secara rinci sebagai berikut:
-
Pertama, Kepala Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang
membidangi urusan ketenagakerjaan di tingkat Kabupaten/Kota (sebagai contoh
empiris, Kepala Dinas Tenaga Kerja Kota Pontianak, Pemerintah Kota Surabaya,
atau Kabupaten Sleman) memiliki wewenang eksklusif untuk mengesahkan Peraturan
Perusahaan apabila perusahaan pemohon tersebut, beserta seluruh unit produksi
kerja, pabrik, atau cabangnya, hanya memiliki domisili dan beroperasi secara
teritorial di dalam batas administratif 1 (satu) wilayah kabupaten/kota yang
sama;
-
Kedua, terjadi eskalasi kewenangan di mana Kepala Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) bidang ketenagakerjaan di tingkat Provinsi
(misalnya Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Kalimantan Barat)
berwenang mengesahkan Peraturan Perusahaan apabila konstelasi perusahaan
tersebut lebih masif, yakni memiliki cabang atau unit kerja operasional yang
tersebar secara geografis di lebih dari 1 (satu) kabupaten/kota, namun seluruh
penyebaran tersebut masih bernaung di dalam batas wilayah yurisdiksi 1 (satu)
provinsi yang sama;
-
Ketiga, puncak hierarki kewenangan dipegang oleh Direktur
Jenderal Pembinaan Hubungan Industrial dan Jaminan Sosial Tenaga Kerja, sebuah
entitas eselon I pada Kementerian Ketenagakerjaan Republik Indonesia di tingkat
pemerintah pusat Jakarta. Direktur Jenderal ini berwenang secara absolut untuk
mengevaluasi dan mengesahkan Peraturan Perusahaan untuk kelas
perusahaan-perusahaan berskala nasional yang memiliki wilayah operasional,
titik kantor cabang, atau penyebaran unit kerja yang melintasi lebih dari 1 (satu)
batas wilayah geografis provinsi (berskala lintas provinsi di Indonesia).
Mekanisme dan tata cara pengajuan
administrasi pada era reformasi birokrasi digital saat ini sudah
bertransformasi menjadi sangat informatif, transparan, dan interaktif.
Berbagai instansi pemerintahan telah
meninggalkan pola pendaftaran manual berbasis kertas yang lamban dan mengadopsi
prosedur pendaftaran berbasis elektronik atau online secara utuh
(seperti penggunaan sistem sentralisasi aplikasi https://pppkb.kemnaker.go.id/auth/register
di tingkat portal Kementerian Ketenagakerjaan Republik Indonesia atau melalui
portal sistem pelayanan terpadu cerdas di tingkat pemerintah daerah).
Melalui platform revolusioner ini,
representasi pemohon cukup memindai dan mengunggah (upload) seluruh
bukti dokumen persyaratan administratif dalam format file PDF, lalu mengetikkan
atau memindahkan (copy-paste) naskah isian dari draf Peraturan
Perusahaan tersebut, pasal demi pasal, secara langsung dan sinkron ke dalam
jendela sistem digital (windows form) tersebut.
Berdasarkan komitmen pelayanan publik yang
terukur (Service Level Agreement) yang diamanatkan secara tegas dan
mengikat dalam Pasal 8 Permenaker 28/2014, yang menyatakan bahwa:
(1) Pengusaha harus mengajukan permohonan
pengesahan PP kepada Pejabat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7.
(2) Permohonan pengesahan sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) dilengkapi dengan:
a. naskah PP yang telah ditandatangani
oleh pengusaha; dan
b. bukti telah dimintakan saran dan
pertimbangan dari serikat pekerja/serikat buruh dan/atau wakil pekerja/buruh
apabila di perusahaan tidak ada serikat pekerja/serikat buruh.
(3) Pejabat sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 7 harus melakukan penelitian terhadap:
a. kelengkapan dokumen sebagaimana
dimaksud pada ayat (2); dan
b. materi PP sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 2 ayat (2).
(4) Materi PP sebagaimana dimaksud pada
ayat (3) huruf b tidak boleh lebih rendah dari peraturan perundang-undangan.
(5) Penelitian terhadap materi PP
sebagaimana dimaksud pada ayat (3) huruf b dilakukan paling lama 6 (enam) hari
kerja.
(6) Bentuk permohonan pengesahan, surat
pernyataan sebagai bukti telah dimintakan saran dan pertimbangan dari serikat
pekerja/serikat buruh, dan surat pernyataan sebagai bukti tidak ada serikat
pekerja/serikat buruh di perusahaan sebagaimana dimaksud pada ayat (2)
menggunakan Lampiran I, Lampiran II, dan Lampiran III Peraturan Menteri ini.
Pengusaha wajib mengajukan permohonan
pengesahan kepada pejabat yang berwenang dengan melampirkan:
-
naskah Peraturan Perusahaan yang telah ditandatangani; dan
-
bukti telah dimintakannya saran dan pertimbangan dari serikat
pekerja atau wakil pekerja.
Setelah permohonan diajukan, pejabat
ketenagakerjaan melakukan penelitian terhadap:
1. kelengkapan dokumen
administratif; dan
2. kesesuaian materi
Peraturan Perusahaan dengan peraturan perundang-undangan.
Secara normatif, penelitian terhadap materi
Peraturan Perusahaan dilakukan dalam jangka waktu paling lama 6 (enam) hari
kerja.
Penting untuk dipahami bahwa proses ini
bukan sekadar formalitas administratif. Pejabat berwenang memiliki kewenangan
untuk menilai apakah substansi Peraturan Perusahaan telah memenuhi standar
perlindungan minimum dan tidak bertentangan dengan ketentuan hukum yang
berlaku. Apabila ditemukan ketidaksesuaian, permohonan dapat dikembalikan untuk
diperbaiki.
Apabila hasil penelitian menyatakan bahwa
Peraturan Perusahaan telah memenuhi persyaratan administratif, formil, dan
materiil, maka pejabat berwenang menerbitkan keputusan pengesahan.
Dalam praktik pelayanan publik, terdapat
standar waktu penyelesaian yang umumnya diterapkan oleh instansi, termasuk
target waktu penerbitan keputusan setelah dokumen dinyatakan lengkap.
Kewajiban Hukum Pasca-Pengesahan
Pengesahan Peraturan Perusahaan oleh
instansi ketenagakerjaan bukanlah tahap akhir dari kewajiban hukum pengusaha.
Setelah pengesahan, pengusaha memiliki kewajiban lanjutan untuk memastikan
bahwa Peraturan Perusahaan tersebut diketahui dan dipahami oleh seluruh
pekerja.
Kewajiban ini berkaitan dengan prinsip dasar
dalam hukum, yaitu asas fiksi hukum (legal fiction), di mana seseorang dianggap
mengetahui hukum setelah norma tersebut diberlakukan secara patut. Namun,
penerapan asas ini mensyaratkan adanya upaya yang layak dari pengusaha untuk
menyampaikan isi Peraturan Perusahaan kepada pekerja.
Berdasarkan Pasal 114 Undang-Undang
Ketenagakerjaan, menyatakan bahwa:
“Pengusaha wajib memberitahukan dan menjelaskan isi serta memberikan
naskah peraturan perusahaan atau perubahannya kepada pekerja/buruh.”
Kewajiban ini tidak dapat dipenuhi secara
formalitas semata. Pengusaha harus memastikan bahwa Peraturan Perusahaan:
-
dapat diakses oleh seluruh pekerja; dan
-
disampaikan melalui cara yang memungkinkan pekerja memahami
substansinya.
Dalam praktik, sosialisasi dapat dilakukan
melalui berbagai media yang efektif, baik secara langsung maupun melalui sarana
komunikasi internal perusahaan.
Tanpa adanya sosialisasi yang memadai,
penerapan sanksi berdasarkan Peraturan Perusahaan berpotensi dipersoalkan
karena pekerja dapat beralasan tidak mengetahui norma yang diberlakukan.
Peraturan Perusahaan memiliki masa berlaku
terbatas, yaitu paling lama 2 (dua) tahun. Setelah jangka waktu tersebut
berakhir, pengusaha wajib mengajukan pembaruan dan pengesahan kembali kepada
instansi ketenagakerjaan. (vide Pasal 111 ayat (3) UU Ketenagakerjaan)
Pembatasan masa berlaku ini bertujuan untuk
memastikan bahwa Peraturan Perusahaan tetap relevan dengan:
-
perkembangan hubungan industrial;
-
perubahan kondisi usaha; serta
-
dinamika peraturan perundang-undangan.
Dalam hal diperlukan perubahan terhadap
Peraturan Perusahaan sebelum masa berlakunya berakhir, pengusaha tidak dapat
melakukan perubahan secara sepihak tanpa melibatkan pekerja.
Perubahan tersebut tetap harus melalui
mekanisme:
-
permintaan saran dan pertimbangan dari wakil pekerja atau
serikat pekerja; dan
-
pengajuan kembali untuk pengesahan kepada instansi
ketenagakerjaan.
Dengan demikian, setiap perubahan tetap
tunduk pada prosedur formil yang sama seperti penyusunan awal Peraturan
Perusahaan.
Implikasi Konkret dan Ancaman Sanksi Pelanggaran
Sebagai penutup perlu untuk menggarisbawahi
dan mendobrak kesadaran korporasi bahwa pengabaian, peremehan, atau penundaan
yang disengaja terhadap kewajiban pembuatan, pelibatan pekerja, pengesahan, dan
sosialisasi Peraturan Perusahaan bukanlah sebuah hal yang dapat disepelekan.
Tindakan tersebut secara inheren mengandung
manifestasi risiko sanksi administratif berjenjang hingga ancaman sanksi pidana
yang nyata, menakutkan, dan merusak kredibilitas suatu korporasi.
Setiap Perusahaan/pengusaha yang secara
nyata mempekerjakan lebih dari 10 (sepuluh) orang tenaga kerja, namun tidak
menyusun, tidak membuat, dan tidak mendaftarkan Peraturan Perusahaan kepada
otoritas terkait, merupakan suatu tindakan nyata yang melawan dan melanggar
hukum (wederrechtelijk).
Berdasarkan konstruksi pidana pada Pasal
188 UU tentang Ketenagakerjaan yang telah diubah oleh UU tentang Cipta
Kerja yang menyatakan bahwa:
(1) Barang siapa melanggar ketentuan
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 38 ayat (2), Pasal 63 ayat (1), Pasal 78 ayat
(1), Pasal 108 ayat (1), Pasal 111 ayat (3), Pasal 114, atau Pasal 148 dikenai
sanksi pidana denda paling sedikit Rp5.000.000,00 (lima juta rupiah) dan paling
banyak Rp50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah).
(2) Tindak pidana sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) merupakan tindak pidana pelanggaran.
Sebagaimana telah diubah, ditransformasi,
dan diselaraskan ke dalam rezim UU tentang Cipta Kerja, pelanggaran
terang-terangan terhadap kewajiban menyusun Peraturan Perusahaan (sebagaimana
amanat Pasal 108 ayat (1) UU Ketenagakerjaan) tidak lagi
direspons oleh negara dengan pendekatan sanksi teguran administratif belaka
yang lunak.
Tindakan kelalaian tersebut secara proaktif
diancam dengan sanksi pidana denda yang membebani kas perusahaan secara
material, yakni denda paling sedikit Rp5.000.000,00 (lima juta rupiah) dan
paling banyak Rp50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah), yang dikategorikan
sebagai tindak pidana pelanggaran ketenagakerjaan.
Kesimpulan Argumentatif dan Penutup yang Komprehensif
Berdasarkan keseluruhan uraian hukum yang
telah dipaparkan, dapat disimpulkan bahwa pembuatan dan pengesahan Peraturan
Perusahaan bukan sekadar kewajiban administratif, melainkan merupakan bagian
penting dari sistem kepatuhan hukum (compliance) dalam hubungan
industrial.
Peraturan Perusahaan berfungsi sebagai
instrumen normatif internal yang mengatur hak dan kewajiban para pihak, serta
menjadi rujukan utama dalam penyelesaian potensi perselisihan hubungan
industrial.
Secara sistematis, tata cara penyusunan dan
pengesahan Peraturan Perusahaan dapat dirumuskan sebagai berikut:
1. Kewajiban
Pembentukan
Perusahaan yang mempekerjakan paling sedikit 10 (sepuluh) orang pekerja wajib
memiliki Peraturan Perusahaan yang disahkan oleh instansi ketenagakerjaan.
2. Pemenuhan Syarat
Materiil
Substansi Peraturan Perusahaan tidak boleh bertentangan dengan peraturan
perundang-undangan dan tidak boleh memberikan standar yang lebih rendah dari
ketentuan normatif, termasuk dalam hal pengupahan, waktu kerja, jaminan sosial,
dan perlindungan kerja.
3. Pemenuhan Syarat
Formil
Penyusunan Peraturan Perusahaan wajib melibatkan pekerja melalui mekanisme
permintaan saran dan pertimbangan kepada serikat pekerja atau wakil pekerja,
dengan tenggang waktu sebagaimana diatur dalam peraturan perundang-undangan.
4. Pemenuhan Syarat
Administratif
Pengajuan pengesahan harus dilengkapi dengan dokumen yang dipersyaratkan,
termasuk naskah Peraturan Perusahaan dan bukti pelibatan pekerja. Kelengkapan
dokumen menjadi faktor penting dalam proses verifikasi oleh instansi
ketenagakerjaan.
5. Proses Pengajuan dan
Pengesahan
Permohonan diajukan kepada instansi ketenagakerjaan sesuai kewenangannya, baik
melalui mekanisme manual maupun elektronik. Proses ini tunduk pada prosedur dan
jangka waktu pelayanan administratif yang berlaku.
6. Kewajiban
Pasca-Pengesahan
Setelah disahkan, Peraturan Perusahaan wajib disosialisasikan kepada seluruh
pekerja dan berlaku untuk jangka waktu paling lama 2 (dua) tahun, serta harus
diperbarui sebelum masa berlakunya berakhir.
Dengan memenuhi seluruh tahapan tersebut
secara tepat, perusahaan tidak hanya menjalankan kewajiban hukum, tetapi juga
membangun fondasi hubungan industrial yang lebih tertib, transparan, dan
berkeadilan.
Sebaliknya, pengabaian terhadap aspek
formil, materiil, maupun administratif dalam penyusunan Peraturan Perusahaan
berpotensi menimbulkan konsekuensi hukum, termasuk tidak diakuinya Peraturan
Perusahaan tersebut atau timbulnya perselisihan hubungan industrial.
Oleh karena itu, kepatuhan terhadap prosedur
penyusunan dan pengesahan Peraturan Perusahaan perlu dipandang sebagai bagian
dari manajemen risiko hukum yang esensial, sekaligus sebagai upaya menjaga
keseimbangan kepentingan antara pengusaha dan pekerja dalam kerangka hukum
ketenagakerjaan Indonesia.
Informasi dan Konsultasi Lanjutan
Apabila Anda memiliki persoalan hukum yang
ingin dikonsultasikan lebih lanjut, Anda dapat mengirimkan pertanyaan
melalui tautan yang
tersedia, menghubungi melalui surel di lawyerpontianak@gmail.com, atau
menghubungi Kantor Hukum Eka Kurnia Chrislianto & Rekan di
sini.
.png)
